试论公安行政处罚告知程序
王胜宇
一、告知的主体
公安行政处罚告知程序的主体和时间因案件适用程序的不同而有所差异。
1．简易程序的告知主体简易程序一般适用于事实清楚、案情简单、因果关系明确、危害后果轻微的公安行政案件。对这种案件，公安机关办案人员可以当场作出处罚决定。它体现了当场处罚的即时性和高效性。适用简易程序处理案件时，告知的主体应该就是当场作出公安行政处罚的办案人员。
2．普通程序的告知主体现在各级公安机关在行政处罚程序方面普遍建立了办案、审查与决定分开制度．除了适用简易程序予以处罚的案件之外，案件调查人员查明案件事实后，填写《处罚呈批表》，提出初步处理意见后交法制部门审核把关。法制部门提出审核意见，最后报公安行政机关负责人审查并作行政处罚决定，对案情重大或给予较重行政处罚的，则由公安机关负责人集体讨论决定。因此，在普通程序中，告知的主体到底是办理行政处罚的公安机关，抑或是处罚案件的具体经办人员，还是经办处罚案件的哪一个具体部门。有关规定中没有作出规定，导致了普通程序中告知主体不清晰的情况。
笔者认为，告知主体不应当是法制部门，而应当是公安机关的办案部门。在此，应当理解公安机关法制部门的地位和作用。虽然在案件呈批过程中要求法制部门签署意见，但是法制部门作为内部执法监督机构，只能就案件的事实是否清楚，证据是否确凿、充分，定性是否准确，处理意见是否适当，适用法律是否正确，程序是否合法，法律文书是否规范、完备等内容进行审核，其目的是为了保障案件质量。因此，行政机关的法制部门本身没有处罚权，更没有对办案部门提出的处罚意见的变更权。如果法制部门在审核过程中发现办案部门提出的处罚意见事实不清、证据不足、定性不准、处罚不适当、适用法律错误、程序违法或者法律文书不规范、完备，也只能向办案部门提出办案建议，一般不能变更。
二、告知的内容
1．告知内容的范围《行政处罚法》第31条规定：“行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。”从这条规定看，公安行政处罚告知的内容主要有四个方面：
(1)作出行政处罚决定的事实,这种事实主要是行政处罚相对人应受到行政处罚的事实依据，即这种事实是行政相对人实施的违法行为事实且这种事实必须是法律规定应予处罚的事实。
(2)作出行政处罚决定的理由,这里所说的理由是指行政主体在行为人的违法事实和法律的客观性的基础上，对行政相对人所实施的违法行为与行政违法结果之间的因果关系，以及行政相对人是否应当受到行政处罚和应受何种处罚所作的一种客观分析。
(3)作出行政处罚的依据,这里所说的依据是指行政机关作出处罚决定的法律依据，即行政机关依据哪一部法律以及该法律哪些条款，对相对人作出行政处罚。
(4)行政处罚相对人依法享有的各种权利,由于法律对权利的具体范围未作出明确的规定，实践中人们对此有不同的理解。如有的学者认为，“当事人的权利”是指当事人依法享有的陈述、申辩的权利，不服行政处罚决定申请行政复议和行政诉讼的权利。有的学者认为，“告知权利的内容应当包括某执法人员回避，有权为自己辩解、陈述事实并提出证据，不服处罚时，可以申请行政复议或者提起行政诉讼等程序性权利”。有的学者则认为，应告知的“行政相对方的权利包括：要求听证的权利，申请回避的权利，拒绝回答无关问题的权利，提供证据的权利，申请复议的权利，提起诉讼的权利等”。笔者认为，行政处罚告知程序中，事先告知权利的内容范围，应限于申辩权、陈述权、申请回避权、要求听证权等诸项权利，而不应包括申请复议权和提起诉讼权。
首先，从告知程序的立法目的和作用看。《行政处罚法》设立告知程序，是为了限制行政权的恣意行使，保护当事人的合法权益，保障公民权利的同时提高行政效率。通过这一程序，赋予当事人知情权、陈述权、申辩权，使当事人在行政机关作出处罚决定之前，能够了解行政机关作出处罚决定的事实、理由和依据，并有机会进行申辩，提出自己的主张，从而维护自己的合法权益。同时，行政机关通过听取相对人的陈述和申辩，有利于了解案件全貌，避免行政机关可能产生的对当事人随意惩治、滥施处罚等行政专横现象，确保处罚决定的准确性、合法性，其着力点在于实现行政处罚公正．因此，在这一阶段告知申诉权、诉讼权，不符合告知程序兼顾行政效率与维护公民合法权益的原则。
其次，从《行政处罚法》的有关条款看。行政处罚法第39条规定行政处罚决定书应当载明的事项之一是：不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。这也说明告知复议权利和诉讼权应在向行政处罚相对人宣布行政处罚决定时，而不是在作出处罚决定之前。再次，从行政复议及行政诉讼性质上看。两者同属行政处罚事后救济性质法律制度，根本不可能介人到行政处罚过程之中，因此在行政处罚决定作出之前告诉当事人享有复议权和诉讼权没有太大的必要。另外，从行政处罚法第41条规定的内容看，告知的内容包括当事人的陈述权、申辩权，而不是申请复议权和提起诉讼权。
2．告知内容的质量要求公安行政处罚告知程序作为公安行政处罚的必经环节，这就必然需要对其内容的质量即告知内容的深度和广度提出一定的要求。具体说，可以从以下几个方面来把握：
(1)告知的内容应确保陈述和申辩制度得以顺利贯彻当事人的陈述、申辩和质证，主要是针对公安机关作出行政处罚决定的当事人违法事实和法律依据以及建立在事实和法律基础上的行政主体的主观分析判断，具有很强的针对性。因此，如果告知的内容不完整、不充分、不具体，当事人的陈述、申辩和质证就会失去具体的对象目标，这方面的制度就形同虚设。
(2)告知的内容应该合理、协调和统一．告知内容的各个要素即案情事实、法律依据、处罚理由、处罚决定、结果之间应一环紧扣一环，对它们之间的因果关系应从客观性、合法性、合理性等几个方而进行充分论证，排除不合理因素。使告知内容的各个要素从整体上保持合理、协调和统一，避免出现自相矛盾的现象。
(3)行政处罚告知的内容应明确具体行政处罚告知内容是否应该具体明确是告知程度的一个核心问题。有的人认为，告知的内容不应具体明确。其理由为：一是从环节上看，告知应在行政处罚决定之前，此时，行政处罚决定尚未形成，行政处罚要具体明确，就意味行政机关事实上已作出了决定，这在程序上是违法的。二是从告知主体的权限看，适用一般程序作出超过50元的罚款或拘留处罚决定的处罚权限都属于县市公安机关，而告知主体即案件调查人员则无权行使，因此事先如果告知具体处罚种类和幅度，属于案件调查人员越权行政。笔者认为，告知的处罚应明确具体，即应告知行政处罚的种类和幅度，具体阐述如下：
首先，它是行政处罚告知程序自身的必然要求。告知程序作为一种法律救济制度，它要求行政主体必须严格遵循，确保实体公正的实现。如果告知的内容特别是把事实和法律融为一体的公安机关的主观分析判断不具体，模棱两可，含糊其辞，就难以解释清楚主观分析判断的理由，这等于未说明理由。处罚当事人就难以及时地进行陈述和申辩，告知程序就可能流于形式。
其次，它有利于全面贯彻实施《行政处罚法》。一是告知相对人具体的处罚种类和幅度，其内容仅仅是案件调查人员的初步处罚建议，并非公安机关作出的处罚决定，因此，这既没有违反行政处罚法有关处罚决定前告知程序的规定，也没有越权作处罚决定。二是告知具体的处罚种类和幅度，有利于从制度上保障行政处罚法第32条有关“行政机关不得因当事人申辩而加重处罚”规定的贯彻。在公安行政处罚的实践中，要求建立一种合理的保障机制，建立一个参照标准，这一参照标准在环节上应建立在相对人申辩之前，在内容上应该具体规范。这样，当事人在自己申辩之后，对公安机关作出的处罚决定有进行比较评判的参照标准，使其认识到依法维护自己合法权益的申辩行为并未受到处罚，确信自己得到了公正的对待，从而更能从心理上和情感上接受教育。同时，还可以通过这种比较对公安机关执法活动进行监督。反之，如果不告知具体的处罚种类和幅度，那么，公安机关是否因相对人申辩而加重处罚仍然是任意的和捉摸不定的。这就必然偏离行政处罚法的立法本意。再次，行政处罚听证程序的启动，需要告知具体处罚的种类和幅度。从行政处罚法第42条规定的听证程序的适用条件和范围看：一是仅限责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额的罚款三种处罚。二是当事人与行政机关对违法事实及适用法律存在分歧，要求举行听证。因此，如果行政机关不告知相对人具体的处罚种类和幅度，相对人就无法主张听证权利，行政听证程序就难以启动，相对人要求听证的权利也就难以得到保障。综上所述，行政处罚中行政机关告知的内容应当明确具体。
三、告知的时间
《行政处罚法》第31条规定：“行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。”该条法规比较笼统地规定了行政处罚告知程序的时间。人们对此理解不一，一种理解为“在处罚决定书送达之前”；另一种理解为“在处罚决定书送达之时”；第三种理解为“在调查终结并提出初步意见之后送法制部门审核前，由办案单位完成。”笔者认为第三种理解具有较大的合理性，但无法解决当事人申请回避权的问题。因为如果在调查终结之后才告知当事人这一权利，而理应回避之人已参与了案件的调查，这样要么导致不公正的处罚决定的作出，要么重新调查。因此，告知时间应界定为在调查终结并提出初步意见之后行政处罚决定作出之前这一阶段，但告知当事人申请回避权应在调查开始时。
1．将告知时间界定在调查终结并提出初步意见之后(除告知申请回避权外)的理由根据《行政处罚法》第31条和相关条文的规定，行政机关在作出行政处罚决定之前，告知当事人的内容有：作出行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利。除告知当事人申请回避权外，其余的内容都是在调查终结并提出初步意见之后才能确定。而如果在此之前告知，则行政机关根本无法确定告知哪些事实、理由及依据，也不能确定是否需要告知当事人听证权，同时，当事人的陈述申辩权也因缺乏所针对的对象而无法行使。但告知当事人申请回避权的时间则应是在调查开始之时。
2．关于“在作出行政处罚决定之前”的含义笔者认为，它是指行政机关先履行告知义务，然后再作出行政处罚决定，即告知程序先于决定程序，而不是在处罚决定书送达之前或送达之时。通观《行政处罚法》，从整体上予以考察，是会得出此结论的。第一，该法第32条规定：“当事人有权进行陈述和申辩。行政机关必须听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；当事人提出的事实、理由或证据成立的，行政机关应当采纳。行政机关不得因当事人申辩 而加重处罚。”从此条规定来看，首先，当事人的陈述和申辩必须是有针对性的，否则成为无的放矢，其针对的就是行政机关已告知的事实、理由及依据。如果行政机关不先行告知，当事人就无法进行陈述和申辩，行政机关则缺乏复核和采纳的对象；其次，行政机关不得因当事人申辩而加重处罚”的规定也从反面说明了申辩和处罚之间存在先后关系。总之，这条规定体现了行政处罚程序中的“先调查、后裁决”的原则。第二，该法第41条规定：“行政机关及其执法人员在作出行政处罚决定之前，不依照本法第三十一条、第三十二条规定向当事人告知给予行政处罚的事实、理由和依据，或者拒绝当事人的陈述、申辩，行政处罚决定不能成立；当事人放弃陈述或申辩权利的除外。这条规定说明：要行政机关不告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由和依据或拒绝当事人的陈述、申辩，行政处罚就不能成立，前者与后者之间存在着时间上的先后性。第三，该法第42条规定了听证程序。根据该条规定，行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或执照和较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当告知当事人有申请听证权，当事人一旦申请则会启动听证程序，听证又是围绕“违法的事实、证据和行政处罚的建议”进行的，且听证笔录是行政机关作出行政处罚决定的根据。这一系列环节再次说明了行政机关履行告知义务应先于行政处罚决定的作出。总之，“在作出行政处罚决定之前”是指行政机关履行告知义务的程序先于行政处罚的决定程序，这是对《行政处罚法》合理理解的结果，是保证行政处罚决定的合法性和合理性以及保障当事人合法权益的应有之义和当然要求。
四、告知的形式
告知的形式，即公安机关在作出具体行政行为时采用何种方式告知当事人。根据不同的阶段，不同的标准，可将告知分为口头告知和书面告知。口头告知是指公安机关在实施行政处罚时，以口头的方式，告知行政相对人某种事项或理由，不作文字记载的形式(如向当事人表明执法身份的形式，以及作出具体行政行为时向当事人说明理由都采用口头告知的形式)。书面告知是指公安机关在实施行政处罚时，依法以制作《权利告知通知书》和《告知笔录》等方式告知行政相对人作出具体行政处罚的事实、理，由及依据等内容。不同的程序中采用不同的告知形式。
1．在简易程序中,在作出当场处罚决定前,将处罚依据的事实,依据的法律,应承担的法律责任等,向处罚相对人口头告知,在处罚相对人无异议时方可作出行政处罚裁决。
2．在一般程序中,公安机关在调查取证的基础上,作出行政处罚决定前,应告知当事人作出具体行政处罚决定的事实、理由和依据,以及当事人依法享有的权利等内容，以制作《权利告知通知书》或《告知笔录》等形式告知。
北安市人民法院 王胜宇
西安市人民政府关于印发《西安市行政机关公文处理实施细则》的通知
陕西省西安市人民政府
西安市人民政府关于印发《西安市行政机关公文处理实施细则》的通知
市政发〔２００３〕１３号 ２００３年２月１７日
《西安市行政机关公文处理实施细则》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
西安市行政机关公文处理实施细则
第一章 总 则
第一条 为了切实做好西安市各级行政机关的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院２０００年８月２４日发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我市实际，制定本细则。
第二条 行政机关的公文包括电报，下同，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 本市各级行政机关是指：市、区县、乡镇的人民政府，市、区县人民政府的各工作部门、直属行政机构、直属事业机构、派出机构。受双重领导的行政性、事业性机构，直属企业、其它经济组织也适用本细则。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第七条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第八条 本市各级行政机关的办公厅室是公文处理工作的管理机构，主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关和事业、企业单位的公文处理工作。
第九条 本市各级行政机关的办公厅室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第十条 行政机关的公文种类主要有：
一命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
二决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
三公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
四通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
五通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
六通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
七议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
八报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
九请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
十批复
适用于答复下级机关的请示事项。
十一意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
十二函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
十三会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十一条 公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统称眉首；置于红色反线不含以下的标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体；主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素统称版记。
公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为３７ｍｍ，公文用纸订口（左白边）为２８ｍｍ。版心尺寸为１５６ｍｍ×２２５ｍｍ（不含页码）。
一涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，用３号黑体字，顶格标注在公文版心右上角，两字之间空１字，秘密等级和保密期限之间用★隔开，密级和保密期限由公文办理者标注。“绝密”、“机密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号，用阿拉伯数码顶格标于公文版心左上角，由文秘部门标注。
二紧急公文应当根据紧急程度由公文办理者分别标明“特急”、“急件”。用３号黑体字，顶格标于公文版心右上角，两字之间空１字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级标于右上角第１行，紧急程度标于右上角第２行。紧急电报应当按紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
三发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。下行公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为２５ｍｍ。上行公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为８０ｍｍ。
发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于２２ｍｍ×１５ｍｍ高×宽。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧 ，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
四发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份为四位数，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位即１不编００１，不加“第”字。发文字号用３号仿宋体字，标于发文机关标识之下空２行。上行文发文字号居左空１字，下行文发文字号居中排布。
发文字号之下４ｍｍ处印一条与版心等宽的红色反线。
五上行文需标识签发人、会签人姓名。签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空１字。“签发人”用３号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第１行，其他会签人姓名从第２行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个会签人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为４ｍｍ。
六公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题用２号小标宋体字，标于红色反线下空２行。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
七主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。用３号仿宋体字，左侧顶格标于标题下空１行，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的抄送之上，标识方法同抄送。
八正文指公文所要表述的内容。位于主送机关下１行，每自然段开始左空２字，回行顶格。回行时要保证数字、年份的完整。正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行２８个字。正文中如有小标题可用３号小标宋体字或黑体字。
九公文如有附件，在正文下空１行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码如：附件：１××××；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号。
十成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期使用汉字，将年、月、日标全；“零”写为“○”。
十一公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
１单一发文印章使用：
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空４字；印章应端正、居中下压成文日期，印章上弧线距正文１行之内，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
２联合行文印章使用：
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过３ｍｍ。
当联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称可用简称按文件发文标识顺序排在成文日期和正文之间，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字标识成文日期。
３特殊情况说明：
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
十二附注需要说明的事项，应当加圆括号标注。用３号仿宋体字标于成文日期下一行，居左空２字。请示件应注明联系人的姓名和电话。
十三公文应当标注主题词。上行文、平行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词位于抄送栏横线之上。“主题词”用３号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用３号小标宋体字，词目之间空１字。
十四抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄送机关位于主题词下１行，左右各空１字用３号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。
十五印发机关和印发日期，指公文印制单位与送印日期。位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占１行位置；用３号仿宋体字。印发机关左空１字，印发日期右空１字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
十六版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
十七页码指公文各页的联接顺序。
用４号半角白体或宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下１行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７ｍｍ。单面印刷的公文页码居右空１字。双面印刷的公文单页码居右空１字，双页码居左空１字。空白页不标识页码。
十八公文中表格
公文如需附表，对横排Ａ４纸型表格，应将页码放在横表的左侧 ，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附Ａ３纸型表格，且当最后一页为Ａ３纸型表格时，将Ａ３纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
十九公文的特定格式
１信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为３７ｍｍ，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下４ｍｍ处为一条武文线上粗下细；距下页边３０ｍｍ处为一条文武线上细下粗，两条线长均为１５６ｍｍ。每行居中排２８个字。发文字号置于武文线下１行版心右边缘顶格标识，发文字号下空１行标识公文标题，如需标识秘密等或紧急程度，可置于武文线下１行版心右边缘顶格标识。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
２命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘２０ｍｍ，下边缘空２行居中标识令号；令号下空２行标识正文；正文下一行右空２字标识签发人签名章，签名章左空２字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空４字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
３会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同本条三，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
二十公文文字应用简体汉字，从左至右横写、横排。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准Ａ４型２１０ｍｍ×２９７ｍｍ，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；政府办公厅室根据政府授权，可向下级政府行文；政府其他部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，如经费、编制、表彰、奖励、惩戒、税收、物资、物价、基建、征地、减免收费、住房等，应当直接报送主管部门处理。主管部门认为应由政府决定的，由主管部门向政府请示。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十四条 各级行政机关应按规定份数向上级机关报送公文。各机关上报市政府的请示、报告、意见，份数为５份。
第五章 发文办理
第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。
第二十六条 草拟公文应当做到：
一符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
二情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
三公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
四拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
五人名、地名、数字、引文要准确。引用公文，应先引用公文的标题（加书名号），后引发文字号（加括号），引用原文应加引号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
六结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
七使用国家法定计量单位。
八文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
九公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
十根据公文内容涉及的范围和行文规则，确定公文的主送机关和抄送机关。主送机关的顺序是：先政府后部门；先直属后其他。抄送机关的一般顺序是：上级各领导机关；同级党委、党委各部门、军事机关、各人民团体、各新闻单位；同级人大常委会、政协、法院、检察院。
第二十七条 拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的请示性事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见会签后或在请示中说明有关部门意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，与有关部门会签或附有关部门书面意见原文后报请上级机关协调或裁定。
各部门之间征求意见或会签文件时，协办部门必须在５个工作日内予以签发，否则视为失职。
第二十八条 各级行政机关的发文，要坚持精简、效能的原则。
一认真压缩公文数量，提高公文质量，可发可不发的公文坚决不发，可抄送可不抄送的公文一律不抄送。
二上级机关在报刊上已公布的行政法规和已发至基层单位的公文，本机关无新的要求时，不再原文转发。
三凡能通过当面商定、电话联系、开会协商和领导面示等方式解决或答复的问题，或将领导批示已抄送、复印有关部门执行的，不再印发批复、复函。
四政府负责人在有关部门召开的业务会议上的讲话，一般不印发。必要时，由有关部门印发。
五政府各部门召开会议的通知由各部门自行印发。必要时经请示政府同意后可在通知中注明“经×××政府同意”。
第二十九条 起草的公文送负责人签发之前，应由办公厅（室）负责人认真进行审核。未经审核的公文，不得送负责人签发。审核的重点是：
一是否确需行文。
二行文内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，提出的措施和要求是否切实可行。
三行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
四公文格式是否符合本办法的规定。
第三十条 以本机关名义制发的上行文，由正职负责人签发正职负责人不在时由主持日常工作的副职负责人签发并由办公室出具情况说明；以本机关名义制发的下行文或平行文，由正职负责人或者由正职负责人授权的其他负责人签发。
审核过的公文，按负责人的职权和分工分别签发。
一发布命令、决定和行政法规，授予荣誉称号，设立或撤并所属工作部门，任免各工作部门的负责人员，各级政府向同级人民代表大会及其常务委员会提交议案，由正职负责人签发。
二以本机关名义制发的下行文或平行文，经分管的副职负责人审核后，由正职负责人或由正职负责人授权的副职负责人签发。
三向上级机关的请示、报告、意见由正职负责人签发。正职负责人不在时由主持日常工作的副职负责人签发，并由报文单位办公室出具情况说明。
四经会议集体讨论通过的有关公文（除政府规章外）和日常工作形成的公文，由分管负责人签发。
五办公厅（室）的公文，由秘书长或办公厅（室）主任签发。
第三十一条 各级负责人审批和签发公文要认真负责，签署自己的具体意见、姓名和日期。文字不要批写在装订线左侧。
第三十二条 各级负责人审批和签发的公文，应退文秘部门统一办理，不得直接转给其他承办机关。
第三十三条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第三十四条 草拟的公文应用计算机打印初稿，修改、审批、签发公文，应用钢笔或毛笔等符合存档要求的笔书写。
第三十五条 各机关要积极应用计算机对公文的收发、传递、办理、归档、整理和查询调阅进行管理，逐步实现办公手段的现代化。
第六章 收文办理
第三十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十七条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：
是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十八条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第四十条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。各部门在收到上级交办文件，必须在两周内回复。凡没有正当理由拖延不办、贻误时机，造成损失的，要追究部门主要领导和经办人的责任。
第四十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分岐，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报请上级机关协调或裁定。
第四十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十三条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第四十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十六条 联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十七条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。
第四十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十九条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第五十条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十一条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十二条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第五十三条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅室负责人批准，可以销毁。
第五十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十八条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十九条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第六十条 公文处理必须严格执行有关保密规定。
一本机关制发的公文，凡涉及秘密事项的，应按照密级划分的规定标明密级。
二秘密包括机密、绝密和密码电报公文要有严格的收发、登记、阅办、传递、保管制度。
三绝密和重要的机密公文在传递中应由专人送达，秘密和机密公文、信件在直送有困难时，应通过邮局机要部门递送，不得以普通邮件交邮局寄送。
四禁止用不加保密机的传真机传输秘密公文信息或利用明传电报答复密传电报中提出的问题。
五严格禁止复印、翻印、转发密码电报，严禁在公文中引用“密码电报”字样和收、发密电的文号。
六不得将秘密公文和密码电报带到家里、医院里或其他公共场所阅读。确需在机关外阅读时，由机要秘书送阅，随阅随退。
第九章 附 则
第六十一条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第六十二条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第六十三条 各级行政机关的办公厅室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第六十四条 本细则由西安市人民政府办公厅负责解释。
第六十五条 本细则自２００３年３月１日起施行。２００１年起施行的《西安市国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。
